Ricevute POS, cambia tutto: stop alla conservazione della carta per 10 anni
Una nuova semplificazione interessa commercianti, professionisti ed esercenti che utilizzano quotidianamente i pagamenti elettronici. Con la Legge n. 50/2026 viene meno l’obbligo di conservare per dieci anni le ricevute cartacee generate dai terminali POS.
La novità, introdotta dall’articolo 8 della legge ed efficace dal 21 aprile 2026, riguarda esclusivamente la ricevuta del pagamento elettronico e consente di ridurre sensibilmente la quantità di documentazione cartacea che le attività devono archiviare.
Cosa cambia per chi utilizza il POS
Fino a oggi molti esercenti hanno conservato per anni le ricevute stampate dal terminale dopo ogni pagamento effettuato con carta di credito, debito o prepagata.
Con le nuove disposizioni, la ricevuta cartacea del POS non deve più essere conservata per dieci anni come documentazione necessaria a dimostrare la singola transazione.
A fare fede possono essere le comunicazioni e la documentazione messe a disposizione dalla banca o dall’intermediario finanziario, anche in formato digitale, purché contengano le informazioni relative alle singole operazioni. Tra i documenti utilizzabili rientrano, ad esempio, gli estratti conto e i riepiloghi delle transazioni disponibili attraverso i servizi online dell’istituto bancario o del gestore del POS.
Meno carta, meno archivi
Per un’attività commerciale la modifica può tradursi in un vantaggio pratico importante.
Non sarà più necessario accumulare ricevute POS, raccoglierle in faldoni o conservarle in scatole per un periodo di dieci anni. La gestione della documentazione può quindi diventare prevalentemente digitale, con un conseguente risparmio di spazio e una riduzione degli oneri amministrativi.
È importante, tuttavia, distinguere la ricevuta del POS dagli altri documenti fiscali.
Attenzione: il documento commerciale resta obbligatorio
La novità non significa che lo scontrino fiscale sia stato abolito.
Il venir meno dell’obbligo di conservazione delle ricevute POS non modifica gli adempimenti relativi alla vendita. L’esercente deve continuare a emettere e trasmettere il documento commerciale tramite il registratore telematico, secondo le regole previste per i corrispettivi.
In altre parole, bisogna distinguere chiaramente:
- ricevuta POS: riguarda il pagamento elettronico e non deve più essere conservata per dieci anni in formato cartaceo;
- documento commerciale: continua a essere obbligatorio;
- fattura elettronica: resta soggetta alle proprie regole;
- documentazione contabile e fiscale: continua a essere conservata secondo gli obblighi previsti dalla normativa.
La semplificazione riguarda quindi la conservazione della ricevuta prodotta dal terminale di pagamento e non elimina gli obblighi fiscali legati alla vendita.
E per il cliente? La ricevuta POS deve essere stampata?
La nuova disciplina rende sempre più semplice il passaggio dalla carta al digitale.
La ricevuta POS può essere gestita anche attraverso strumenti digitali messi a disposizione dal gestore del servizio di pagamento, come l’invio tramite e-mail o altri sistemi elettronici.
La stampa della ricevuta del POS non deve però essere confusa con l’emissione del documento commerciale: sono due documenti differenti e assolvono funzioni diverse.
Cosa devono fare gli esercenti
Per adeguarsi alla nuova situazione è consigliabile:
- Verificare con il proprio istituto bancario o gestore POS quali documenti digitali vengono messi a disposizione.
- Assicurarsi che i movimenti siano facilmente consultabili, con i dati necessari a identificare le singole transazioni.
- Ridurre progressivamente l’archiviazione delle ricevute POS cartacee, non essendo più richiesta la loro conservazione decennale.
- Continuare a conservare correttamente la documentazione fiscale e contabile soggetta agli ordinari obblighi di legge.
- Non confondere mai la ricevuta POS con il documento commerciale, che continua a essere emesso attraverso il sistema previsto dalla normativa sui corrispettivi telematici.
Una novità anche sul fronte ambientale
La riduzione delle stampe può avere anche un effetto positivo sulla quantità di carta utilizzata quotidianamente nei negozi e nelle attività professionali.
Per gli scontrini e le ricevute già stampati, però, occorre prestare attenzione al tipo di carta utilizzata.
Per anni la regola generale è stata quella di non conferire gli scontrini in carta termica nella raccolta della carta, perché le sostanze utilizzate nelle carte termiche tradizionali possono creare problemi nel processo di riciclo.
Oggi, però, esistono anche carte termiche prive di fenoli e certificate come riciclabili, riconoscibili dalla specifica indicazione riportata sullo scontrino. In questi casi il conferimento nella raccolta della carta è possibile.
Per gli scontrini termici non indicati come riciclabili nella carta, la destinazione ordinaria è quindi l’indifferenziato, salvo diverse disposizioni del proprio Comune o del gestore locale della raccolta.
La regola più semplice da ricordare
La novità del 2026 può essere riassunta in una frase: meno carta da conservare, ma nessun addio agli obblighi fiscali.
La ricevuta cartacea del POS non deve più essere archiviata per dieci anni, mentre restano pienamente in vigore gli adempimenti relativi al documento commerciale, ai corrispettivi telematici, alla fatturazione e alla conservazione degli altri documenti contabili e fiscali.
Per gli esercenti si tratta quindi di una semplificazione concreta: meno faldoni, meno carta e una gestione sempre più digitale dei pagamenti, senza modificare le regole fondamentali sulla certificazione delle vendite.