Rimborsi missioni e trasferte: obbligo di tracciabilità solo in Italia
L’obbligo di tracciabilità dei pagamenti per i rimborsi spese si applica esclusivamente alle missioni e trasferte effettuate in Italia, mentre non è richiesto per quelle svolte all’estero. È quanto precisato dall’Agenzia delle Entrate nella risposta n. 188 del 10 luglio 2025, fornita in risposta a un interpello.
Il principio di tracciabilità per le spese di trasferta
In linea generale, affinché i rimborsi spese per trasferte e missioni di lavoro non concorrano alla formazione del reddito da lavoro dipendente, l’articolo 51 del TUIR richiede che tali spese siano adeguatamente documentate e sostenute con mezzi di pagamento tracciabili (come bonifici, carte di credito o debito, assegni non trasferibili).
Questo principio risponde all’obiettivo di garantire la trasparenza dei flussi finanziari tra datore di lavoro e dipendente, evitando che i rimborsi siano utilizzati in modo improprio per erogare compensi non soggetti a tassazione.
La deroga per le trasferte all’estero
Tuttavia, come chiarito dalla risposta n. 188/2025, tale condizione non si applica alle trasferte svolte fuori dai confini nazionali. Secondo l’Agenzia delle Entrate, l’assenza dell’obbligo di tracciabilità per le spese sostenute all’estero trova giustificazione in ragioni pratiche e oggettive: in contesti internazionali, l’utilizzo di mezzi tracciabili può non essere sempre possibile o agevole, soprattutto in Paesi dove il sistema bancario è meno sviluppato o in presenza di spese minute (es. taxi, pasti, mance).
In questi casi, resta comunque fondamentale che il dipendente produca una documentazione idonea a comprovare la natura e l’inerenza delle spese sostenute, come ricevute, fatture o scontrini. La mancanza di tracciabilità non comporta, quindi, la loro automaticità come reddito imponibile, purché la spesa sia giustificata.
Conclusioni operative
Per i datori di lavoro italiani, questa precisazione comporta una distinzione importante:
- Per missioni o trasferte in Italia: il rimborso spese è fiscalmente neutro solo se il pagamento è tracciabile.
- Per missioni o trasferte all’estero: il rimborso può essere considerato esente anche se pagato in contanti, a condizione che la spesa sia documentata.
Questa interpretazione amplia la flessibilità per le imprese che operano in ambito internazionale, semplificando la gestione dei rimborsi per il personale inviato all’estero.