Regime forfetario, rimborsi spese fuori dal reddito e dai limiti degli 85mila euro: i chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate
I rimborsi analitici delle spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute dai professionisti per svolgere un incarico non costituiscono compensi imponibili e non incidono sul limite degli 85mila euro previsto per il regime forfetario. Necessari, però, un’adeguata documentazione e il rispetto degli obblighi di tracciabilità dei pagamenti.
Importante chiarimento fiscale per i professionisti che operano in regime forfetario e che, nello svolgimento della propria attività, anticipano spese per conto dei committenti. Con la risposta all’interpello n. 213 del 12 novembre 2026, l’Agenzia delle Entrate ha precisato che i rimborsi analitici relativi alle spese di viaggio, vitto e alloggio, sostenute per l’esecuzione di un incarico e successivamente riaddebitate al cliente, non concorrono alla formazione del reddito imponibile.
La precisazione ha un’importante ricaduta anche sul fronte delle soglie previste per l’applicazione del regime agevolato: le somme rimborsate, quando ricorrono le condizioni stabilite dalla normativa, non devono essere conteggiate tra i compensi percepiti ai fini del limite di 85mila euro.
Si tratta di un chiarimento particolarmente significativo, perché evita che il professionista venga penalizzato fiscalmente per somme che non rappresentano un effettivo guadagno, ma costituiscono esclusivamente il recupero di costi sostenuti per portare a termine una prestazione professionale.
Il caso esaminato dall’Agenzia delle Entrate
La risposta dell’Amministrazione finanziaria prende in esame la situazione di una professionista, titolare di partita Iva e operante in regime forfetario, che svolge attività giornalistica in collaborazione con una società.
Per realizzare i servizi richiesti, comprese coperture mediatiche, trasferte, servizi esterni e attività di montaggio, la contribuente sostiene direttamente diverse spese, principalmente relative a viaggi, vitto e alloggio.
I costi vengono anticipati utilizzando strumenti di pagamento tracciabili, come carte di credito o di debito personali. Successivamente, la professionista presenta al committente una nota spese analitica, accompagnata dai relativi documenti giustificativi, tra cui fatture e ricevute intestate alla stessa.
La società provvede quindi a rimborsare esattamente gli importi anticipati, senza riconoscere somme aggiuntive.
Il dubbio sottoposto all’Agenzia riguardava proprio il trattamento fiscale di questi rimborsi: occorreva stabilire se, a partire dal 1° gennaio 2025, le somme ricevute dovessero continuare a essere considerate compensi professionali, concorrendo quindi sia alla determinazione del reddito imponibile sia al raggiungimento della soglia degli 85mila euro.
La nuova disciplina dei rimborsi nel lavoro autonomo
Per rispondere al quesito, l’Agenzia delle Entrate richiama le modifiche introdotte dal decreto legislativo n. 192 del 13 dicembre 2024, che ha riformato diversi aspetti della disciplina fiscale del lavoro autonomo.
In particolare, è stato modificato l’articolo 54, comma 2, lettera b), del TUIR, introducendo un principio di neutralità fiscale per i rimborsi analitici delle spese sostenute dal professionista nell’esecuzione dell’incarico.
La disposizione stabilisce che non concorrono alla formazione del reddito le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute per lo svolgimento dell’attività professionale e riaddebitate analiticamente al committente.
In sostanza, quando il professionista anticipa un costo necessario per eseguire una prestazione e successivamente ne ottiene il rimborso esatto, tale somma non deve essere considerata un compenso vero e proprio.
La ratio della norma è evitare che il recupero di una spesa sostenuta nell’interesse del cliente venga assimilato a un ricavo o a un compenso professionale, determinando un’ingiustificata imposizione fiscale.
Il principio, tuttavia, non riguarda indistintamente tutte le somme ricevute dal professionista: è necessario che si tratti di rimborsi analitici, collegati all’esecuzione dell’incarico e adeguatamente documentati.
Il principio vale anche per i contribuenti forfetari
Uno degli aspetti più importanti della risposta n. 213/2026 riguarda l’estensione di questo principio anche ai titolari di partita Iva che applicano il regime forfetario.
Come noto, ai sensi dell’articolo 1, comma 64, della legge n. 190/2014, il reddito imponibile dei contribuenti forfetari viene determinato applicando ai ricavi o compensi percepiti uno specifico coefficiente di redditività, individuato in base all’attività esercitata.
Su tale reddito viene poi applicata l’imposta sostitutiva, generalmente pari al 15%, ridotta al 5% per i primi cinque anni di attività in presenza dei requisiti previsti dalla legge.
Prima del chiarimento dell’Agenzia, il trattamento dei rimborsi analitici poteva generare dubbi applicativi, soprattutto in relazione alla loro inclusione nell’ammontare complessivo dei compensi.
L’Amministrazione finanziaria supera tali incertezze, precisando che anche per i contribuenti forfetari i rimborsi analitici, in presenza dei requisiti richiesti, devono essere esclusi dai compensi sui quali applicare il coefficiente di redditività.
La conseguenza è duplice:
- le somme rimborsate non concorrono alla determinazione del reddito imponibile soggetto a imposta sostitutiva;
- gli stessi importi non rilevano ai fini del calcolo della soglia degli 85mila euro prevista per l’accesso e la permanenza nel regime forfetario.
Non si tratta, quindi, di una semplice agevolazione sulla tassazione dei rimborsi, ma di un chiarimento che incide direttamente sulla possibilità di continuare ad applicare il regime fiscale agevolato.
Attenzione alla tracciabilità dei pagamenti: quando il rimborso diventa imponibile
La neutralità fiscale dei rimborsi non è però assoluta.
Un’importante eccezione è stata introdotta dal decreto-legge n. 84 del 17 giugno 2025, convertito dalla legge n. 108 del 30 luglio 2025, che ha inserito il comma 2-bis nell’articolo 54 del TUIR.
La disposizione prevede che i rimborsi relativi a determinate spese sostenute nel territorio dello Stato concorrano alla formazione del reddito quando il professionista non ha effettuato il pagamento utilizzando strumenti tracciabili.
La regola riguarda, in particolare:
- spese di vitto;
- spese di alloggio;
- spese di viaggio;
- spese di trasporto effettuate mediante autoservizi pubblici non di linea, come taxi e servizi assimilabili.
Per queste categorie di spesa, il pagamento deve essere effettuato attraverso versamento bancario o postale oppure mediante gli altri sistemi di pagamento tracciabili individuati dall’articolo 23 del decreto legislativo n. 241/1997.
Di conseguenza, il semplice possesso di una fattura o di una ricevuta fiscale non è sufficiente a garantire l’esclusione del rimborso dal reddito: occorre anche poter dimostrare che il pagamento è avvenuto con modalità tracciabili.
Se questa condizione non viene rispettata, le somme rimborsate dal committente continuano a concorrere alla formazione dei compensi del professionista e, per il contribuente forfetario, alla determinazione del reddito attraverso l’applicazione del coefficiente di redditività.
L’Agenzia precisa inoltre che la disposizione sulla tracciabilità trova applicazione alle spese sostenute a partire dal periodo d’imposta in corso al 18 giugno 2025. Per i professionisti, quindi, la decorrenza è dal 1° gennaio 2025.
Quali documenti deve conservare il professionista?
Per beneficiare dell’esclusione fiscale, assume particolare importanza la corretta gestione amministrativa delle spese anticipate.
Il professionista deve essere in grado di dimostrare sia la natura delle spese sostenute sia il collegamento diretto con l’incarico ricevuto dal committente.
È quindi opportuno conservare:
- I documenti giustificativi della spesa, come fatture, ricevute e altri documenti fiscali.
- Le prove dei pagamenti, soprattutto gli estratti conto bancari e della carta utilizzata, dai quali risulti la modalità di pagamento.
- La nota spese analitica, con l’indicazione delle singole voci, degli importi e delle relative date.
- La documentazione dell’incarico professionale, utile a dimostrare il collegamento tra i costi sostenuti e l’attività richiesta dal committente.
- La documentazione del rimborso, dalla quale risulti la corrispondenza tra gli importi anticipati e quelli effettivamente restituiti.
La rendicontazione analitica è un elemento essenziale: il professionista deve poter dimostrare che le somme ricevute rappresentano il rimborso puntuale delle spese sostenute e non compensi aggiuntivi, indennità forfettarie o maggiorazioni riconosciute dal cliente.
Nessuna incidenza sui limiti di 85mila e 100mila euro
Il chiarimento dell’Agenzia delle Entrate assume particolare rilevanza anche per la verifica dei requisiti di permanenza nel regime forfetario.
Attualmente, la disciplina prevede una soglia ordinaria di 85mila euro di ricavi o compensi, superata la quale possono verificarsi conseguenze differenti a seconda dell’entità dello sforamento.
In particolare, se i ricavi o compensi superano gli 85mila euro ma non oltrepassano i 100mila euro, il contribuente esce dal regime forfetario dall’anno successivo.
Se invece viene superata la soglia di 100mila euro, la fuoriuscita dal regime è immediata, a partire dallo stesso anno in cui si verifica il superamento, con gli effetti fiscali previsti dalla normativa.
L’esclusione dei rimborsi analitici dal computo dei compensi consente quindi ai professionisti di non avvicinarsi artificialmente a queste soglie per effetto di somme che rappresentano soltanto il recupero di costi anticipati.
Si pensi, ad esempio, a un professionista che nel corso dell’anno percepisca 80mila euro di compensi e sostenga 8mila euro di spese documentate per trasferte, successivamente rimborsate analiticamente dal committente.
Se ricorrono tutti i requisiti previsti dalla normativa, gli 8mila euro non devono essere sommati agli 80mila euro per verificare il rispetto del limite del regime forfetario.
Ai fini della soglia rileveranno, pertanto, gli 80mila euro di compensi effettivi.
Le indicazioni operative per professionisti e committenti
La risposta n. 213/2026 rappresenta un chiarimento importante per freelance, consulenti, giornalisti, professionisti e, più in generale, per tutti i titolari di partita Iva che applicano il regime forfetario e sostengono spese necessarie per l’esecuzione degli incarichi.
Per evitare contestazioni, diventa fondamentale adottare procedure di rendicontazione precise, distinguendo chiaramente i compensi professionali dai rimborsi delle spese anticipate.
Anche i committenti sono chiamati a prestare attenzione alla gestione amministrativa dei rimborsi, richiedendo una documentazione completa e verificando la corrispondenza tra le spese sostenute e le somme effettivamente restituite.
Il principio affermato dall’Agenzia è chiaro: il rimborso analitico di una spesa sostenuta per svolgere un incarico non deve trasformarsi fiscalmente in un compenso, purché siano rispettate le condizioni previste dalla legge.
In conclusione, dal 1° gennaio 2025 i professionisti in regime forfetario possono escludere dai propri compensi i rimborsi analitici delle spese di viaggio, vitto e alloggio, evitando così sia l’imposizione fiscale sia l’incidenza sulle soglie del regime agevolato. La condizione imprescindibile resta la corretta documentazione delle spese e, per quelle interessate dall’obbligo normativo, l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili.